Duale Zustellung mit Microsoft Outlook.

Laut einer Studie verfügen österreichische Gemeinden mittlerweile flächendeckend über schnelle Internetanbindungen und setzen im IT-Bereich auf Lösungen von Microsoft.

 

Aber obwohl die Nachfrage nach medienbruchfreier Integration der elektronischen Zustellung in back-end-Systemen hoch ist, und die angebotenen Lösungsmöglichkeiten für die Gemeinden sehr attraktiv sind, fehlt es oftmals an Know-how und Personal, das für eine breitere Anwendung in kleinen Verwaltungseinheiten nötig wäre. Denn die Gemeinden erhalten zwar proaktiv umfangreiche und aktuelle Informationen um richtige Entscheidungen treffen zu können, in konkreten Entscheidungsfällen sind diese Informationen jedoch schwer abrufbar.

 

Die Studie, die im Auftrag von Microsoft Österreich und unter Beteiligung des FLGÖ (Fachverband der leitenden Gemeindebediensteten Österreichs) sowie niederösterreichischer und Salzburger Gemeinden von der Donau Universität Krems durchgeführt wurde, kommt zu dem Schluss, dass Werkzeuge für Informations- und Wissensmanagement sowie zur informellen Vernetzung diese Situation wesentlich verbessern könnten. Darüber hinaus könne informelle, elektronisch unterstützte Kommunikation über Gemeindegrenzen hinweg unbürokratische und schnelle Lösungen für die Anliegen der Bürger fördern.

 

Kostenersparnis durch Duale Zustellung
Behörden, Institutionen und Großunternehmen kostet der postalische Versand von Briefen, Einschreiben und vertraulichen Dokumenten jedes Jahr enorme Summen. Mit dem dualen Zustellsystem von HPC Dual, das Sendungen, wenn möglich, elektronisch zustellt, lassen sich diese Kosten auf einen Bruchteil reduzieren. Die duale Zustellung erfolgt durch die Send Station Pro. Dieses System erkennt, ob eine elektronische Zustellung durchführbar ist oder ein Dokument auf herkömmlichem Weg per Post zugestellt werden muss. Automatisch wird der günstigere und schnellere Versandweg gewählt. Sicherheit wird dabei durch elektronische Signaturlösungen gewährleistet.

 

HPC Dual hat nun mit Unterstützung von Microsoft Österreich die Lösung ESS for Exchange entwickelt, die das Signieren und Versenden von elektronischen Schriftstücken direkt aus Microsoft Outlook ermöglichen soll. Das Programm soll als Einstiegslösung in die Welt der Dualen Zustellung dienen. Für Prozesse in den Gemeinden, die noch nicht durch spezielle Applikationen unterstützt werden, kann ESS for Exchange verwendet werden, um einzelne Schriftstücke, wie zum Beispiel eingeschriebene Briefe, direkt aus Outlook rechtsgültig den Bürgern zuzustellen. Dabei wird im Outlook Client über ein Plugin eine eigene Erfassungsmaske zur Verfügung gestellt, um die zu versendenden Dokumente mit den entsprechenden Metadaten zu erfassen. Dabei werden sämtliche Auflagen des E-Governmentgesetzes und des Zustellgesetzes erfüllt.

 

Mein Brief.Butler
Bei „Mein Brief.Butler“ handelt es sich um einen Abhol-Client, der die Zustellstücke abholt, und in das Postfach des Empfängers am Exchange Server übermittelt. Via Outlook erhält der User das Zustellstück in die Inbox seines Postfaches. Für jeden Benutzer wird sein Abholzertifikat mit dem Passwort und der E-Mail-Adresse konfiguriert, an welche die Dokumente weitergeleitet werden. In der Basiskonfiguration wird der Mail Server, über den die Zustellstücke weitergeleitet werden, und der Poll Intervall, das ist der Intervall, in dem neu eingegangene Zustellstücke abgeholt werden sollen, eingestellt. Durch die automatisierte Abholung werden die Versandstücke rechtsgültig übernommen. Aufgrund detaillierter Logmechanismen und Ablage der Maildateien am Server ist der gesamte Abhol- und Weiterleitungsprozess lückenlos dokumentiert.

 

Der elektronische Versand ist nicht nur kostengünstiger, sondern auch um ein vielfaches schneller als der postalische Weg. Dokumente werden heute beinahe ausschließlich elektronisch erstellt. Mit der dualen Zustellung existiert auch die rechtlich abgesicherte Möglichkeit der nachweislichen Übermittlung dieser Dokumente in elektronischer Form. Behördliche Schreiben können nun in Sekundenschnelle einfach per Knopfdruck versandt werden. Wenn Versand und Empfang von Dokumenten elektronisch erfolgt, entstehen keine Medienbrüche, was ebenfalls zu einer gesteigerten Effizienz besonders von Verwaltungsabläufen beiträgt. Auch die Bürger sollen vom dualen Zustellsystem profitieren. Innerhalb weniger Sekunden erhalten Empfänger die an sie gerichteten Dokumente, Einschreiben müssen nicht mehr von der Post abgeholt werden.

 

(C) Computerwelt Online, Christof Baumgartner/pi, 24.06.2010